มีหลักฐานเป็นหนังสือแตกต่างกับการมีหลักฐาน เป็นหนังสือจดทะเบียน ต่อหน้าเจ้าพนักงานอย่างไร

การทำหลักฐานเป็นหนังสือนั้นถือเป็นน้ำหนักในทางกฎหมาย แต่กระนั้นก็ตามเอกสารหลักฐานหรือหนังสือสัญญาต่าง ๆ ก็จะมีความน่าเชื่อถือต่อหลักฐานอันมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป โดยการทำหนังสือนั้นมีความหมายว่า หนังสือสัญญาฉบับนั้นจะต้องมีคู่สัญญาทุกฝ่าย ทำการลงลายมือชื่อเป็นหนังสือนั้นด้วย มิฉะนั้นจะไม่สามารถที่จะนับว่าเป็นหนังสือสัญญาต่อกันของคู่สัญญาได้

ดังนี้แล้วตามใจความที่มีระบุไว้ในกฎหมาย ก็หมายความถึงว่า หนังสือที่จะต้องมีความสมบูรณ์ก็จะต้องมีความรับรู้รับทราบและยินยอมพร้อมใจที่จะลงลายมือชื่อเพื่อเป็นหลักฐานต่อกัน โดยปกติแล้วหนังสือที่มีการลงรายชื่อครบถ้วน สามารถใช้เป็นหลักฐานยืนยันได้

แต่หากเกิดกรณีที่คู่สัญญามีการฟ้องร้องว่าหนังสือสัญญานั้น ตนเองไม่ได้ลงลายมือชื่อเอาไว้อย่างแท้จริง มีความไม่ถูกต้องของหนังสือ หรือคู่สัญญาอีกฝ่ายมีหนังสือฉบับสมบูรณ์ที่นำมาหักล้างได้มากกว่า กรณีนี้จะต้องเข้าสู่กระบวนการพิสูจน์ ผ่านการฟ้องร้องไปยังชั้นศาล เพื่อให้ศาลช่วยไตร่สวนและตัดสิน

โดยหากอ้างอิงจากคำพิพากษาศาลฎีกาที่ 1800 / 2511 ได้พิพากษาเอาไว้ว่า

การทำเป็นหนังสือนี้มีข้อแตกต่างจากการมีหลักฐานเป็นหนังสือ เนื่องด้วยการมีหลักฐานเป็นหนังสือนั้นมีความไม่ถูกต้อง อันสืบเนื่องจากการลงลายมือชื่อ ปรากฏว่ามีรายมือชื่อของคู่กรณีฝ่ายที่ต้องรับผิดเพียงฝ่ายเดียวเท่านั้น โดยที่การทำเป็นหนังสือนั้น ตามกฎหมายก็ได้กำหนดเอาไว้ให้คู่กรณีทั้งหมดจะต้องมีการลงลายมือชื่อ ในหนังสืออย่างครบถ้วนทุกฝ่าย

อย่างไรก็ตามสำหรับการทำหนังสือ แม้ว่าจะมีหนังสือในแบบที่จัดทำกันเองได้ระหว่างคู่สัญญา แต่ก็ยังมีการทำหนังสืออีกประเภทหนึ่ง ที่จะต้องใช้กระบวนการจดทะเบียนกับเจ้าพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ ที่เกี่ยวข้องเรื่องนั้น ๆ อันดำรงตำแหน่งหน้าที่ซึ่งได้รับอำนาจตามกฎหมาย

โดยการทำนิติกรรมที่จะเกี่ยวข้องกับการทำหนังสือ ในแบบจดทะเบียนกับพนักงานเจ้าหน้าที่ มีอยู่หลายประเภทโดยแต่ละนิติกรรมจะมีระบุเอาไว้ ให้ขอทำตามข้อกำหนดว่านิติกรรมประเภทนั้นจะต้องไปจดทะเบียนที่ไหน และจะต้องจดทะเบียน ต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ ผู้มีอำนาจในตำแหน่งใด ซึ่งหากแม้ว่าจะมีการจดทะเบียนกับพนักงานเจ้าหน้าที่แล้วก็ตาม แต่หากไม่ได้เป็นพนักงานเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ ก็จะถือว่าหนังสือนั้นไม่มีความสมบูรณ์และไม่ถูกต้องตามกฎหมาย

ดังนั้นแล้ว สำหรับผู้ที่กำลังจะทำหนังสือสัญญาต่าง ๆ ก่อนที่จะจัดทำหนังสือจะต้องทำการตรวจสอบให้รู้แน่ชัดเสียก่อนว่า หนังสือสัญญาประเภทที่ตนเองกำลังจะทำนิติกรรมนั้นอยู่ กฎหมายได้กำหนดเอาไว้ว่าอย่างไร นอกจากนี้ยังจะต้องย้ำความสำคัญ ของการลงลายมือชื่อของคู่สัญญาทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน อีกทั้งเนื้อหาในสัญญาจะต้องมีความชอบธรรมตามกฎหมายด้วยซึ่งไม่สามารถเขียนเนื้อหาข้อสัญญาอันเอาเปรียบ จนขัดต่อกฎหมายได้