เงินกู้ยืมกรรมการ และ เงินสดย่อย ต่างกันอย่างไร

เงินสดย่อยและเงินกู้ยืมกรรมการ 2 อย่างนี้ถือเป็นทรัพย์ทางการเงินที่มีความคล้ายคลึงกัน เนื่องจากเป็นจำนวนเงินที่สมาชิกในกิจการ ได้นำเอาออกไปใช้จ่ายในเรื่องต่าง ๆ เช่นเดียวกัน แต่ที่แตกต่างคือในกรณีของเงินกู้ยืมกรรมการ ที่สามารถเป็นผลเสียให้กับบริษัทได้ ทั้งชื่อเสียงประวัติเครดิต การส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ทางการเงินภายในกิจการ รวมถึงอาจเป็นเหตุที่ทำให้สรรพากรเพ่งเล็งไม่ไหววางใจ และขอเข้าตรวจสอบบัญชีเราได้ โดยเราจะพาคุณผู้อ่านไปรู้จักข้อแตกต่างระหว่าง 2 อย่างนี้ว่ามีความแตกต่างกันอย่างไร

เงินกู้ยืมกรรมการคืออะไร

เงินกู้ยืมกรรมการคือ การที่กรรมการขอนำเงินกองกลางจำนวนหนึ่งไปใช้จ่ายส่วนตัว หรือด้าน ต่าง ๆ ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทคือ

  • เจ้าของกิจการเป็นผู้ยืมนำไปใช้เอง
  • เป็นเงินของเจ้าของกิจการที่นำมาใช้ให้กิจการกู้ยืม โดยสาเหตุที่มันถูกมองว่าเป็นแบล็คลิส หรือดิสเครดิตเป็นเพราะ เจ้าของกิจการหรือผู้ที่นำเงินนี้ไปใช้ส่วนใหญ่ มักไม่นำเอกสารหลักฐานหรือใบเสร็จชำระเงินกลับมาแสดงด้วย

จึงเป็นเรื่องยากที่จะตรวจสอบหาวัตถุประสงค์หรือเหตุผลในการเอาเงินไปใช้ย้อนหลังได้ ดังนี้

  • กิจการขาดสภาพคล่องเช่น ขาดทุนหมุนเวียน จึงจำเป็นต้องกู้ยืมเงินของเจ้าของกิจการมาใช้ทดแทนไปก่อน
  • การสรุปทางบัญชียาก ไม่สามารถสรุปให้ลงตัวได้จากจำนวนเงินที่หายไป ทำให้ต้องนำมาใส่ในส่วนของเงินกู้ยืมกรรมการให้ปิดบัญชีได้ลงตัว
  • ตอนจดทะเบียนนิติบุคคล เจ้าของกิจการไม่ได้จดทะเบียนด้วยเงินทุนในจำนวนที่มีอยู่จริง เช่น เจ้าของมีเงินทุน 500,000 บาท แต่ขอจดทะเบียนด้วยเงินทุน 1,000,000 บาท (ซึ่งเป็นเรื่องที่นิยมทำกันมาก) จึงทำให้เจ้าของกิจการมีสถานะติดหนี้กิจการ 500,000 บาท ในบัญชีของกิจการ
  • ต้องการเลี่ยงการลงบัญชีรายได้ของกิจการ ซึ่งจะทำให้เสียภาษีน้อยลง
  • เจ้าของกิจการมีเหตุทำให้ต้องการนำเงินภายในกิจการมาใช้จ่ายส่วนตัว

เงินสดย่อยคืออะไร

คือเงินจำนวนหนึ่งที่อยู่ในส่วนของกิจการ ซึ่งมีการกำหนดให้พนักงานขอเบิก ไปใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดเพื่ออำนวยความสะดวก ในกิจวัตรประจำวันตลอดการทำงานภายในองค์กรได้ อาทิ ค่าอุปกรณ์ในการดำเนินงาน ค่าถ่ายเอกสาร ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าที่พัก เมื่อต้องไปทำงานนอกสถานที่ หรือค่าใช้จ่ายเล็กน้อยอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็นต้องยื่นเรื่อง เพื่อขอให้เจ้าของกิจการเซ็นอนุมัติให้ ซึ่งสามารถขอเบิกเงินสดย่อยมาใช้ได้เลย เพียงแค่ทำเรื่องขอเบิกเงินกับผู้ที่ถือเงินสดย่อย หรือผู้ที่มีหน้าที่ในส่วนนี้ ซึ่งจะต้องมีหลักฐานแสดงให้เห็นอย่างชัดเจน เพื่อให้สามารถนำไปประกอบการทำบัญชีได้ จึงไม่ส่งผลเสียต่อกิจการเหมือนเงินกู้ยืมกรรมการนั่นเอง