หลักการเขียนหน้าปกรายงาน ที่ถูกต้อง และ ได้รับการยอมรับในระดับสากล

การทำรายงานหัวใจสำคัญที่จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจถึงเนื้อหาข้อมูลของเราได้อย่างชัดเจนนั้น

มีสาระปลีกย่อยที่ต้องใช้การเรียนรู้พอสมควรต่อการนำเสนอ โดยส่วนใหญ่แล้วหลักการนำเสนอโดยทั่วไปมักจะให้ความสำคัญกับโครงสร้างเนื้อหาภายในมากกว่าส่วนอื่น ๆ ของการทำรายงาน แต่ความจริงแล้วทุกองค์ประกอบของรายงานล้วนเป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญทั้งสิ้น

เริ่มจากหน้าปกรายงานที่ควรมีการจัดการเขียนนำเสนออย่างถูกต้อง เพื่อเป็นการแสดงภาพลักษณ์ที่ดีแก่ผู้อ่าน บ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพของผู้จัดทำรายงาน

องค์ประกอบ ของปกรายงานจะประกอบไปด้วย หน้าปกด้านนอก, ปกรอง และ ปกด้านใน รวมกันเป็น 3 ส่วน โดยปกเหล่านี้จะต้องมีการจัดทำตามลำดับที่ถูกต้องเหมาะสม เพื่อให้หนังสือรายงานออกมามีคุณภาพ  

ปกหน้า

คือ ปกที่ใช้เป็นหน้านำเสนอขั้นต้น โดยจะต้องมีการใส่เนื้อหาให้ครบ ทั้ง 4 องค์ประกอบตามลำดับทั้งชื่อหัวข้อรายงาน ชื่อผู้จัดทำ ชื่อของผู้ที่จะนำเสนอและรายละเอียดรายงานฉบับนี้เป็นของใคร เช่น ห้องเรียน ปีการศึกษา สถานศึกษา หรืออื่น ๆ ที่จำเป็นต้องระบุ เป็นต้น

ซึ่งในส่วนของปกด้านนอกนี้ ควรจะใช้กระดาษแข็งมาทำเพื่อป้องกันการเสียหายของรายงาน

ขนาดตัวอักษารที่ใช้

 

1.หัวข้อ,ชื่อเรื่อง                      ใช้ขนาดอักษร 26 ตัวหนา

2.ชื่อผู้จัดทำรายงาน                 ใช้ขนาดอักษร 22 ตัวหน้า

3.ชื่อของผู้ที่ต้องการเสนอ         ใช้ขนาดอักษร 22 ตัวหนา

4.รายละเอียดของรายงาน         ใช้ขนาดอักษร 20 ตัวหนา

นอกจากนี้การเว้นระยะห่างเนื้อหาแต่ละส่วน จะต้องมีเว้นระยะห่างแต่ละส่วนอย่างเท่า ๆ กัน เพื่อความเหมาะสม และ เป็นระเบียบสะดวกต่อการอ่านของผู้อ่าน

ปกรอง

ปกรอง จะเป็นเหมือนส่วนคั่นกลางก่อนที่จะเข้าสู่เนื้อหาภายใน และเป็นการช่วยป้องกันการเสียของเนื้อหารายงานภายในอีกชั้นหนึ่ง ซึ่งจะเป็นเพียงการใช้กระดาษเปล่าสีขาวในการคั่นกลางเท่านั้น

ปกใน

ปกในคือหน้ากระดาษที่มีเนื้อหารายละเอียดแบบเดียวกันกับบน “ปกหน้า” ซึ่งจะเป็นการเน้นย้ำถึงเนื้อหาการนำเสนออีกครั้งของผู้จัดทำ โดยจะใช้กระดาษเปล่าสีขาวในการทำ

ทั้งนี้เพื่อความเป็นระเบียบดูเรียบร้อยมากขึ้น ควรมีการจัดระยะขอบให้อยู่ในระยะที่เหมาะสม เพื่อความเรียบร้อยของปก ซึ่งควรเว้นระยะห่างให้ได้ดังนี้

กั้นหน้า       ระยะขอบเท่ากับ       3.17 cm

กั้นหลัง       ระยะขอบเท่ากับ      2.5 cm

ขอบบน       ระยะขอบเท่ากับ        2.5 cm หรือ 3.00 cm

ขอบล่าง      ระยะขอบเท่ากับ        2.5 cm หรือ 2.00 cm

ซึ่งทั้งหมดนี้คือการจัดหน้าปกรายงานที่ถูกต้อง และ ได้รับความนิยมในระดับสากล แต่ในบางครั้งก็อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ ขึ้นอยู่กับประเภทของการรายงานที่มีวัตถุประสงค์แตกต่างกัน แล้วแต่ผู้จัดทำจะเห็นว่าแบบใดจะเหมาะสมกับการนำเสนอ ทั้งแบบเป็นทางการ และ ไม่เป็นทางการ

ทั้งนี้สำหรับบางงานที่ไม่เป็นทางการ เช่น การทำการบ้านส่งอาจารย์ภายในโรงเรียน อาจจะต้องการความสวยงาม ด้วยการใช้ปกที่มีสีสัน หรือ การตกแต่งที่ปกเพื่อให้เกิดความสวยงาม ส่วนการทำรายงานเสนอแบบเป็นทางการในระดับองค์กร เช่น การทำรายงานส่งหัวหน้า หรือ ลูกค้า อาจไม่จำเป็นต้องการความสวยงามมากนัก แต่ต้องการเน้นถึง ความเรียบง่ายสบายตา ต้องการเนื้อหาองค์ประกอบที่ถูกต้อง และ ความชัดเจนของข้อมูลที่แม่นยำมากขึ้น เป็นต้น