โครงสร้าง รายงาน

การเขียนรายงานถือเป็นการทำงานอย่างหนึ่งที่มีส่วนสำคัญ ต่อการประกอบอาชีพหรือจัดการบริหารงานต่าง ๆ ในชีวิตคนเราเป็นอย่างมาก โดยการเขียนรายงานนั้นถูกบรรจุให้เป็นหลักความรู้ในการสอนนักเรียน ตั้งแต่สมัยชั้นประถมศึกษาตอนต้น และจนมาถึงระดับชั้นมหาลัยศึกษา

โดยหากตีความ การเขียนรายงาน ตามความหมายของ พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน (2542 : 953) ได้ให้ความหมายว่า เป็นเรื่องราวที่ได้มาจากประสบการณ์ในการศึกษาค้นคว้าตามแหล่งต่าง ๆ แล้วนำข้อมูลมาจัดระเบียบ เพื่อเสนอที่ประชุม ผู้บังคับบัญชา หรืออาจารย์ในสถานศึกษา

ประเภท กับ ความหมาย ของรายงาน

การเขียนรายงาน หมายถึง การจัดทำเนื้อหาความรู้ที่มีการศึกษาค้นคว้าแล้ว มานำเสนออย่างมีระบบ โดยมีลักษณะการจัดเนื้อหาที่เป็นระเบียบ มีการวางแผนก่อนการทำ มีการแบ่งสัดส่วนของเนื้อหาที่ทำความเข้าใจได้ง่าย และยังมีแหล่งอ้างอิงที่ชัดเจน ขณะที่จำนวนของผู้จัดทำนั้นจะเป็นไปตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่งมาหรือไม่ก็ได้ แล้วแต่ว่าจะทำเป็นกลุ่มหรือแบบรายบุคคล

การเขียนรายงานนั้นสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทหลัก ๆ คือ

  • รายงานทั่วไป: เช่น รายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น รายงานการปฏิบัติงานในช่วงเวลาที่ผ่านมา รายงานผลการสอบสวน รายงานประชุมของหน่วยงานหรือองค์กรทั้งบันทึกและผลสรุป เป็นต้น
  • รายงานทางวิชาการ: เช่น รายงานการศึกษาของหัวข้อต่าง ๆ ที่นักเรียนหรือนักศึกษา ที่ได้จัดทำขึ้นเพื่อให้อาจารย์ประเมินและรับทราบเป็นต้น
  • รายงานทางธุรกิจ: เช่น รายงานการสำรวจตลาดในเป้าหมาย รายงานวิเคราะห์ผลประกอบการ รายงานผลกำไรประจำปี เป็นต้น

องค์ประกอบของรายงาน

แม้รายงานจะมีอยู่หลายแบบ แต่รายงานแต่ละเล่มล้วนมีส่วนประกอบของโครงสร้างที่เหมือนกัน เป็นหลักของการจัดทำ โดยมีส่วนประกอบตามลำดับดังต่อไปนี้ ( บางกรณีอาจขึ้นกับตามความเหมาะสม หรือตามคำสั่ง )

  1. ปกนอก ( ใช้กระดาษแข็งหรือกระดาษสี ระบุ หัวข้อ ข้อมูลผู้จัดทำที่จำเป็น เวลา และผู้ที่ต้องการเสนอ เป็นต้น )
  2. ปกรอง ( กระดาษเปล่าสีขาว ใช้เป็นตัวขั้น )
  3. ปกใน ( เหมือนปกนอกทุกอย่างแต่ใช้กระดาษขาวแทน )
  4. คำนำ
  5. สารบัญ
  6. สารบัญตาราง ( แล้วแต่ตามกำหนด และความเหมาะสมของงาน )
  7. สารบัญภาพ ( แล้วแต่ตามกำหนด และความเหมาะสมของงาน )
  8. เนื้อหา
  9. บรรณานุกรม หรือแหล่งอ้างอิง
  10. ประวัติผู้จัดทำ
  11. ปกรองหลัง ( กระดาษเปล่าสีขาว ใช้เป็นตัวขั้น )
  12. ปกหลัง ( ใช้กระดาศแข็งหรือกระดาษสี เพื่อเป็นตัวปิดกระดาษด้านหลัง )

ประโยชน์ของรายงาน

  • สามารถประเมินผลงานและประเมินคุณค่าของการปฏิบัติงาน เพื่อนำมาศึกษาก่อนตัดส่วนที่ไม่จำเป็นออก เพื่อการพัฒนาที่ถูกทางถูกจุดประสงค์มากที่สุด
  • ทราบถึงผลการดำเนินงาน ซึ่งอาจมองเห็นถึงปัญหาไปจนถึงอุปสรรค ระหว่างการปฏิบัติงานก่อนนำมาแก้ไขปรับปรุง
  • เพื่อเป็นแนวทางสำหรับกำหนดโครงการไปจนถึงแนวทางในการปฏิบัติงาน
  • เพื่อใช้เป็นสื่อกลางสำหรับติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรภายในองค์กรเพื่อทำความเข้าใจ ก่อนนำเสนอความรู้ให้แก่บุคคลภายนอก
  • ใช้เป็นหลักฐานทางข้อมูล หรือ ใช้อ้างอิงสำหรับการวิเคราะห์วิจัย