ระบบ หมายถึงอะไร?

ระบบ คำที่มักถูกนำไปใช้ขยายความหมายประกอบกับคำต่าง ๆ เช่น ระบบการทำงาน ระบบการจัดการ ระบบสารสนเทศ ระบบเครือข่าย หรือ ระบบเศรษฐกิจ เพื่อขยายความให้มีมาตรฐานมากยิ่งขึ้น
ซึ่งคำว่าระบบนั้นมีความหมายคือ องค์ประกอบและวิธีการต่าง ๆ ที่มีการดำเนินการร่วมกันไปอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ซึ่งเป็นการดำเนินการบนแบบแผนหรือความถูกต้อง ตามเหตุผลอันเหมาะสมกับวิชางานที่ได้รับมอบหมาย เพื่อให้ได้ผลลัพท์อันสอดคล้อง ชัดเจน เป็นระเบียบ และมีคุณภาพมากขึ้นต่อระบบแต่ละแบบ

อย่างไรก็ตามระบบนั้น สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 แบบด้วยกันคือ ระบบปิด (close system) และ ระบบเปิด (open system) ซึ่งทั้งสองส่วนนี้ล้วนมีรูปแบบและความหมายที่แตกต่างกันออกไป โดยแต่ละประเภทจะมีความหมายว่าอะไรกันบ้างนั้น ไปดูกันเลย

ระบบปิด (close system)

คือระบบอันมีรูปแบบโครงสร้างที่สมบูรณ์พร้อม โดยไม่ได้ออกแบบมาเพื่อตอบสนองต่อสิ่งแวดล้อมหรือรับการปรับแต่งเพื่มเติมใด ๆ ได้ เนื่องจากเป็นรูปแบบที่มีมาตรฐานโดยถูกเซ็ตรูปแบบไว้ให้มีประสิทธิภาพอันสามารถดำรงอยู่ได้ด้วยตัวของมันเอง ไม่มีการเชื่อมโยง ผูกมัด หรือ สอดคล้องกับปัจจัยภายนอก ซึ่งระบบนี้จะเป็นระบบที่มีความแข็งแกร่งและมั่นคงเป็นอย่างมาก

ระบบเปิด (open system)

ระบบที่รองรับหรือออกแบบมาให้สามารถดำรงอยู่ได้ ด้วยการเชื่อมโยงกับสภาพแวดล้อมภายนอก เช่นการเชื่อมต่อกับระบบอื่น การผสานงานกับบริษัทนอกองค์กร การเปิดโอกาสแลกเปลี่ยนทางสังคม เป็นต้น ทั้งนี้ระบบยังสามารถดัดแปลงปรับเปลี่ยนโครงสร้าง และ ตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมภายนอกได้ แต่แม้ว่าระบบนี้จะมีความยืดหยุ่นที่หลากหลายกว่า แต่ก็ค่อนข้างเสี่ยงต่อการเกิดปัญหามากกว่ารูปแบบของระบบปิด

ข้อบ่งชี้ของระบบ

แล้วจะรู้ได้อย่างไรกันว่าการทำแบบไหนมีความเป็นระบบ หรือไม่เป็นระบบ ซึ่งคุณสมบัติของวิธีการแบบเป็นระบบนั้นมีดังต่อไปนี้

  • รูปแบบการทำงานที่มีการแตกประเด็นออกเป็นหัวข้อย่อย ๆ ซึ่งสะดวกต่อการทำงาน
  • การแก้ปัญหาอย่ามีหลักมีเหตุมีผล อันมีวิธีการจัดการด้วยหลักการวิชาการอันมีประสิทธิภาพ
  • มีการทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้องเป็นแบบแผน ด้วยทักษะความเชี่ยวชาญเฉพาะในด้านนั้น ๆ
  • มีการบริหารจัดการการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าและเหมาะสม
  • มีการไตร่ตรองพิจารณาแก้ไขปัญหาตามลำดับ ว่าอันไหนควรมาก่อนมาหลัง
  • มีการตรวจสอบทดลองงานให้เห็นก่อนมีการใช้งานจริง

ด้วยประโยชน์ที่ทำให้รูปแบบการทำงานมีประสิทธิภาพและมีมาตรฐานที่สูงขึ้น ระบบ จึงถูกนำไปใช้กับหลาย ๆ เรื่อง โดยเฉพาะเรื่องของธุรกิจ ที่ต้องการความแม่นยำ และประสิทธิภาพการทำงานที่สูง เพื่อให้ได้มาซึ่งผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพ อันเป็นประโยชน์ต่อการสร้างชื่อเสียง มอบความประทับใจให้แก่ลูกค้า และทำให้องค์กรสมารถเดินหน้าไปได้ในทิศทางที่ดีขึ้น